Suomen koulukuvausliitto suosittelee noudattamaan Opetushallituksen laatimia suosituksia koulukuvaussopimuksia solmittaessa.
OPH (2011) Suositus koulukuvausten järjestämisestä >>
Opetushallitus on laatinut (20.6.2011) koulukuvausten järjestämisestä suosituksen, jonka tavoitteena on lisätä kuvauksiin liittyvien menettelyiden avoimuutta, vakiinnuttaa hyviä käytäntöjä sekä varmistaa, että huoltajat voivat ostaa laadukkaita ja kohtuuhintaisia koulukuvia.
Julkisten hankintojen neuvontayksikön mukaan (20.7.2019) koulukuvausten järjestäminen ei lähtökohtaisesti ole kunnan lakisääteinen tehtävä: kouluilla ei ole velvollisuutta järjestää kuvauksia, mutta kuvausten voidaan katsoa olevan sellaista koulun yhteistä toimintaa, johon voidaan käyttää koulun työaikaa. Kuvien myyminen ja ostaminen on kuvaamon ja huoltajien välinen oikeustoimi. Kuvien ostaminen on huoltajille vapaaehtoista.
Koulukuvauksen tilaaminen on pienhankintaa
Koska koulu ei maksa kuvia, kuvaamon valinnassa ei ole kysymys julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) mukaisesta julkisesta hankinnasta. Kuvaamojen tasapuolisen kohtelun sekä hankinnan laadun ja edullisuuden varmistamiseksi, koulukuvausten tilaamisessa ja sopimusten tekemisessä on kuitenkin perusteltua noudattaa samoja periaatteita ja menettelyitä kuin hankintalaissa säädettyjen kansallisten kynnysarvojen alle jäävissä ns. pienhankinnoissa.
Hankinnan tekemistä varten julkaistaan joko avoin tarjouspyyntö, jolloin tarjousten jättäminen on mahdollista kaikille halukkaille kuvaamoille, tai pyydetään tarjouksia kahdelta tai useammalta kuvaamolta. Tarjoukset pyydetään kirjallisina.
Oppilaiden huoltajia tai heidän edustajiaan on kuultava ennen kuin sopimuksen tekotavasta päätetään. Kuuleminen toteutetaan paikallisesti päättävällä tavalla esim. kuulemalla koulun vanhempainyhdistystä tai -toimikuntaa tai koulun johtokuntaa (jossa on huoltajien edustus).
Hankintayksiköiden kilpailuttamat koulukuvaukset ovat käyttöoikeussopimuksia
Opetushallituksen keväällä 2011 antamassa suosituksessa ja siihen liittyvässä taustamuistiossa todetaan kuvaussopimusten muistuttavan käyttöoikeussopimuksia. Korkein hallinto-oikeus vahvisti ratkaisussaan (KHO:2019:63), että silloin kun kunta kilpailuttaa alueensa kuvaukset, on järjestely käyttöoikeussopimus.
Huomioitavaa on, että kun kuvauksien järjestämisestä huolehtivat rekisteröimättömät vanhempainyhdistykset tai oppilaskunnat, ei kyseessä ole kuitenkaan hankintalain mukainen hankintayksikkö. Hankintalain soveltamisalaan eivät kuulu myöskään kynnysarvon (500.000 €) alittavat hankinnat, jotka kilpailutetaan pienhankintoina. Pienhankinnat toteutetaan hankintayksikön omien hankintaohjeiden, toimintasääntöjen ja määräysten mukaisesti.
Julkisten hankintojen neuvontayksikön toimialakohtaiset ohjeet koulukuvauksesta >>
Kuvaussopimus laaditaan kirjallisena
Koulukuvauksia koskeva sopimus tulee tehdä aina kirjallisena. Sopijaosapuolena kuvaamon kanssa voi olla koulutuksen järjestäjän toimeksiannosta koulu tai koulun ulkopuolinen toimija. Suositeltavaa on, että koulun nimissä sopimuksen hyväksyy ja allekirjoittaa rehtori. Koulun ulkopuolisen toimijan tulee olla oikeustoimikelpoinen (esim. rekisteröity vanhempainyhdistys). Koulun oppilaskunta ei ole erillinen oikeushenkilö, ellei se toimi rekisteröitynä yhteisönä.
Kannanotto koulukuvausten etuuksiin ja käyttökorvauksiin
Opetushallitus linjaa, että koulukuvaussopimukseen ei tule sisällyttää koulun henkilökunnalle, oppilaille tai heidän huoltajilleen annettavia henkilökohtaisia etuuksia.
Jos kuvausten järjestämisestä aiheutuu lisämenoja, jotka halutaan periä valokuvaamolta, voidaan tästä ottaa sopimukseen määräys. Vaihtoehtoisesti kuvauksia varten luovutetuista tiloista voidaan periä kohtuullista käyttökorvausta. Korvauksen tulee perustua aiheutuneisiin lisämenoihin tai koulutilojen vuokraamisessa ulkopuolisilta yleisesti perittävään vuokratasoon (taksaan). Lisämenojen tai käyttökorvausten perimisestä tulee mainita jo tarjouspyynnössä, ja mahdollinen korvaus maksetaan rahana.