Suomen koulukuvausliitto suosittelee noudattamaan Opetushallituksen laatimia suosituksia koulukuvaussopimuksia solmittaessa.
OPH (2011) Suositus koulukuvausten järjestämisestä >>
Opetushallitus on laatinut (20.6.2011) koulukuvausten järjestämisestä suosituksen, jonka tavoitteena on lisätä kuvauksiin liittyvien menettelyiden avoimuutta, vakiinnuttaa hyviä käytäntöjä sekä varmistaa, että huoltajat voivat ostaa laadukkaita ja kohtuuhintaisia koulukuvia.
Suomen koulukuvausliitto kuitenkin täsmentää, että Opetushallituksen suosituksesta poiketen kunnan ja koulujen organisoimat koulu- ja päiväkotikuvaukset on kilpailutettava hankintalain mukaisina käyttöoikeussopimuksina. Asiaan on saatu vahvistus korkeimman hallinto-oikeuden ratkaisun KHO:2019:63 myötä. Hankintalain soveltamisalaan eivät kumminkaan kuulu kynnysarvon (500.000 € / 12 kk) alittavat hankinnat, jotka kilpailutetaan pienhankintoina. Pienhankinnat toteutetaan hankintayksikön omien hankintaohjeiden, toimintasääntöjen ja määräysten mukaisesti.
Lisätietoja koulukuvausten kilpailuttamisesta käyttöoikeussopimuksina >>
Julkisten hankintojen neuvontayksikön mukaan (20.7.2019) koulukuvausten järjestäminen ei lähtökohtaisesti ole kunnan lakisääteinen tehtävä: kouluilla ei ole velvollisuutta järjestää kuvauksia, mutta kuvausten voidaan katsoa olevan sellaista koulun yhteistä toimintaa, johon voidaan käyttää koulun työaikaa. Kuvien myyminen ja ostaminen on kuvaamon ja huoltajien välinen oikeustoimi. Kuvien ostaminen on huoltajille vapaaehtoista.
Palveluja koskeva käyttöoikeussopimus
Vaikka koulu ei maksa kuvia, on kuvaamon valinnassa kysymys kunnan ja palveluntuottajan välisestä palveluja koskevasta käyttöoikeussopimuksesta, julkisista hankinnoista annetun lain 5§:n 6 kohdan mukaisesti. Palvelujen vastikkeena on joko oikeus hyödyntää palvelua tai tällainen oikeus ja maksu yhdessä.
Vaikka koulukuvausten järjestäminen ei ole kunnan lakisääteinen tehtävä, se ei kuitenkaan merkitse, ettei kunta voisi olla mukana järjestämässä koulukuvauksia palveluina. Kun kunta järjestää kuvauspalveluja, on kysymys kunnan hoitaakseen ottamasta tehtävästä. Koulukuvausten kilpailuttamiseen liittyy kunnan intressi palvelujen järjestämiseen ja hankintaan esim. hinnan ja laadun suhteen. Voidaan katsoa, että tällöin julkisia hankintoja koskevan sopimuksen määritelmään sisältyvä vastikkeellisuuden edellytys täyttyy, ja palveluntuottaja vastaa palveluiden hyödyntämiseen liittyvän riskin ottamisesta.
Kuvaamojen tasapuolisen kohtelun sekä hankinnan laadun ja edullisuuden varmistamiseksi, koulukuvausten tilaamisessa ja sopimusten tekemisessä on perusteltua noudattaa samoja periaatteita ja menettelyitä kuin hankintalaissa säädettyjen kansallisten kynnysarvojen alle jäävissä ns. pienhankinnoissa.
Hankinnan tekemistä varten julkaistaan joko avoin tarjouspyyntö, jolloin tarjousten jättäminen on mahdollista kaikille halukkaille kuvaamoille, tai pyydetään tarjouksia kahdelta tai useammalta kuvaamolta. Tarjoukset pyydetään kirjallisina.
Oppilaiden huoltajia tai heidän edustajiaan on kuultava ennen kuin sopimuksen tekotavasta päätetään. Kuuleminen toteutetaan paikallisesti päättävällä tavalla esim. kuulemalla koulun vanhempainyhdistystä tai -toimikuntaa tai koulun johtokuntaa (jossa on huoltajien edustus).
Hankintayksiköiden kilpailuttamat koulukuvaukset ovat käyttöoikeussopimuksia
Hankintayksikkö, koulut tai päiväkodit eivät maksa tai välitä korvauksia palveluntuottajalle. Sen sijaan hankintayksikkö antaa palveluntarjoajalle oikeuden hyödyntää palvelujaan esim. kaupungin kouluissa ja päiväkodeissa kilpailutetuin ehdoin ja hinnoin. Tällöin sopimusjärjestelyssä täyttyy käyttöoikeussopimuksen määritelmän mukainen vastikkeen elementti. Palveluntuottaja ottaa myös kantaakseen palvelujen hyödyntämiseen liittyvän toimittajan riskiin (esim. koulut ja päiväkodit päättävät olla järjestämättä kuvauksia tai oppilaiden huoltajat eivät lunasta otettuja kuvia).
Opetushallituksen keväällä 2011 antamassa suosituksessa ja siihen liittyvässä taustamuistiossa todetaan kuvaussopimusten muistuttavan käyttöoikeussopimuksia. Korkein hallinto-oikeus vahvisti ratkaisussaan (KHO:2019:63), että silloin kun kunta kilpailuttaa alueensa kuvaukset, on järjestely käyttöoikeussopimus. Huomioitavaa on, että kun kuvauksien järjestämisestä huolehtivat rekisteröimättömät vanhempainyhdistykset tai oppilaskunnat, ei kyseessä ole kuitenkaan hankintalain mukainen hankintayksikkö. Hankintalain soveltamisalaan eivät kuulu myöskään kynnysarvon (500.000 € / 12 kk) alittavat hankinnat, jotka kilpailutetaan pienhankintoina. Pienhankinnat toteutetaan hankintayksikön omien hankintaohjeiden, toimintasääntöjen ja määräysten mukaisesti.
Julkisten hankintojen neuvontayksikön toimialakohtaiset ohjeet koulukuvauksesta >>
Kuvaussopimus laaditaan kirjallisena
Koulukuvauksia koskeva sopimus tulee tehdä aina kirjallisena ja sen liitteeksi kannattaa laittaa Koulukuvausliiton sivuilta löytyvät yleiset sopimusehdot. Sopijaosapuolena kuvaamon kanssa voi olla koulutuksen järjestäjän toimeksiannosta koulu tai koulun ulkopuolinen toimija. Suositeltavaa on, että koulun nimissä sopimuksen hyväksyy ja allekirjoittaa rehtori. Koulun ulkopuolisen toimijan tulee olla oikeustoimikelpoinen (esim. rekisteröity vanhempainyhdistys). Koulun oppilaskunta ei ole erillinen oikeushenkilö, ellei se toimi rekisteröitynä yhteisönä.
Kannanotto koulukuvausten etuuksiin ja käyttökorvauksiin
Opetushallitus linjaa, että koulukuvaussopimukseen ei tule sisällyttää koulun henkilökunnalle, oppilaille tai heidän huoltajilleen annettavia henkilökohtaisia etuuksia.
Jos kuvausten järjestämisestä aiheutuu lisämenoja, jotka halutaan periä valokuvaamolta, voidaan tästä ottaa sopimukseen määräys. Vaihtoehtoisesti kuvauksia varten luovutetuista tiloista voidaan periä kohtuullista käyttökorvausta. Korvauksen tulee perustua aiheutuneisiin lisämenoihin tai koulutilojen vuokraamisessa ulkopuolisilta yleisesti perittävään vuokratasoon (taksaan). Lisämenojen tai käyttökorvausten perimisestä tulee mainita jo tarjouspyynnössä, ja mahdollinen korvaus maksetaan rahana.